POSIFY Algemene Voorwaarden 2026-07-28
Algemene Voorwaarden POSIFY
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden worden de volgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt:
POSIFY: POSIFY B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42013295 en kantoorhoudend aan de Laan van Oversteen 20, 2289 CX Rijswijk.
Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon in de uitoefening van beroep of bedrijf die een Overeenkomst sluit met POSIFY.
Overeenkomst: de afspraak, in welke vorm dan ook, tussen Partijen inzake de levering van Hardware, Software en/of Diensten.
Software (SaaS): de door POSIFY online beschikbaar gestelde kassa-applicaties en backoffice-systemen.
Hardware / Goederen: alle fysieke apparatuur (o.a. terminals, pinautomaten, printers).
Diensten: alle werkzaamheden, zoals installatie, configuratie, en support.
SLA: Service Level Agreement, indien expliciet overeengekomen.
Artikel 2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, proefplaatsingen en Overeenkomsten van POSIFY.
Het aanbod van POSIFY richt zich uitsluitend op klanten die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf (B2B). Door het plaatsen van een bestelling of het aangaan van een Overeenkomst verklaart de Klant als zodanig te handelen. Het consumentenherroepingsrecht is niet van toepassing.
Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Afwijkingen zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Artikel 3. Offertes en Totstandkoming
Alle offertes van POSIFY zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders aangegeven.
De Overeenkomst komt tot stand na schriftelijke/digitale ondertekening, of op het moment dat POSIFY met instemming van de Klant begint met de uitvoering.
Bij elektronische aanvaarding stelt POSIFY de toepasselijke documenten vóór het sluiten van de Overeenkomst beschikbaar. POSIFY legt de akkoordtekst, documentversies, datum, tijdstip en herkomst van het akkoord vast en verstrekt de Klant na aanvaarding een opslaanbare kopie of een onveranderlijke, opslaanbare downloadlink.
Bij strijdigheid geldt, van hoog naar laag: de uitdrukkelijk overeengekomen offerte of orderbevestiging, de Abonnementsovereenkomst, de Verwerkersovereenkomst uitsluitend voor persoonsgegevens, en deze Algemene Voorwaarden.
Artikel 4. Uitvoering en Inschakeling Derden
POSIFY zal de Overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren (inspanningsverplichting).
POSIFY is gerechtigd om bij de uitvoering van de Overeenkomst (zoals installatie of cloud-hosting) derden in te schakelen.
Artikel 5. Geheimhouding
Partijen zullen alle vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen en data die zij van elkaar verkrijgen strikt geheimhouden.
Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.
Artikel 6. Overdracht van Rechten
De Klant mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet aan derden overdragen (bijv. bij verkoop van de horecazaak) zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van POSIFY.
POSIFY is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een groepsmaatschappij of rechtsopvolger, waaronder bij een overname van POSIFY. De Klant verleent hiervoor reeds nu bij voorbaat zijn medewerking en toestemming (artikel 6:159 BW).
HOOFDSTUK 2: SOFTWARE (SaaS) & GEBRUIK
Artikel 7. Gebruiksrecht (Licentie)
POSIFY verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en tijdelijk recht om de Software te gebruiken voor eigen bedrijfsdoeleinden.
Het is de Klant verboden de Software te kopiëren, te decompileren, te reverse-engineeren of aan te passen.
Artikel 8. Toegang en Accounts
De Klant is verantwoordelijk voor alle handelingen die via zijn beheerders- en medewerkersaccounts worden verricht.
Inloggegevens dienen strikt persoonlijk en geheim te worden gehouden. Bij vermoeden van misbruik dient de Klant POSIFY direct in te lichten.
Artikel 9. Acceptabel Gebruik (AUP)
De Klant mag het Systeem niet gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de Nederlandse of toepasselijke wetgeving (bijv. belastingfraude of witwassen).
Bij een overtreding geeft POSIFY de Klant, waar redelijk, eerst een schriftelijke waarschuwing en een redelijke hersteltermijn. POSIFY mag direct geheel of gedeeltelijk blokkeren wanneer dit noodzakelijk is wegens fraude of vermoedelijk misbruik, een beveiligingsrisico, een wettelijke verplichting, een aanwijzing van een toezichthouder of betaaldienstverlener, of wanneer voortzetting redelijkerwijs niet van POSIFY kan worden verlangd.
Artikel 10. API's en Koppelingen met Derden
Indien de Software koppelt met systemen van derden (bijv. Thuisbezorgd, UberEats, Exact, pin-providers), is POSIFY niet verantwoordelijk voor het functioneren, de beschikbaarheid of wijzigingen in de API's van deze derde partijen voor zover deze buiten de redelijke invloed van POSIFY liggen.
POSIFY blijft verantwoordelijk voor tekortkomingen in de door haar zelf ontwikkelde of beheerde koppeling.
Artikel 11. Beschikbaarheid en Onderhoud
POSIFY levert de Software op basis van een inspanningsverplichting en streeft naar een hoge uptime, maar geeft geen garanties (geen 100% beschikbaarheid).
POSIFY heeft het recht de Software tijdelijk buiten gebruik te stellen voor gepland onderhoud. Dit gebeurt zoveel mogelijk buiten reguliere openingstijden.
Artikel 12. Back-ups
POSIFY maakt periodiek back-ups van de in de cloud opgeslagen data.
De Klant is echter zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan zijn wettelijke bewaarplicht (bijv. voor de Belastingdienst) en dient periodiek zelf export-bestanden te downloaden en te bewaren.
Artikel 13. Auditrecht
POSIFY heeft het recht om (al dan niet geautomatiseerd) te controleren of de Klant zich aan de licentievoorwaarden houdt (bijv. het aantal actieve kassa's).
HOOFDSTUK 3: HARDWARE & INSTALLATIE
Artikel 14. Levering en Risico-overgang
Levertijden zijn indicatief.
Het risico van verlies, diefstal of schade aan de Hardware gaat over op de Klant zodra deze op locatie is afgeleverd of geïnstalleerd.
Artikel 15. Installatie op Locatie
De Klant garandeert een werkplek die voldoet aan de eisen: stabiel en dekkend (WiFi) netwerk, vaste breedband internetverbinding en voldoende geaarde stopcontacten.
Meerwerk door een ondeugdelijke infrastructuur (zoals kabels trekken) wordt extra gefactureerd.
Artikel 16. Eigendomsvoorbehoud (Bij Koop)
Alle aan de Klant verkochte en geleverde Hardware blijft eigendom van POSIFY totdat de koopprijs, de rechtstreeks met de levering samenhangende installatiekosten en vorderingen wegens tekortschieten in die koop- of installatieovereenkomst volledig zijn voldaan.
Artikel 17. Eigendom en Gebruik (Bij Huur/Abonnement)
Indien Hardware in een abonnements- of huurmodel wordt geleverd, blijft POSIFY altijd eigenaar.
De Klant mag de Hardware niet verplaatsen naar een ander adres, verpanden of verhuren zonder toestemming.
Artikel 18. Hardware Garantie en RMA (Defecten)
POSIFY is voor door haar verkochte Hardware het eerste aanspreekpunt voor een gebrek. De duur en omvang van een aanvullende commerciële garantie volgen uit de offerte en de fabrieksgarantie. Dit laat de verplichting van POSIFY om de overeengekomen Hardware te leveren onverlet.
Defecten dienen zo spoedig mogelijk via de door POSIFY gecommuniceerde RMA-procedure (Return Merchandise Authorization) te worden gemeld. POSIFY onderzoekt het gebrek of laat dit door de fabrikant onderzoeken en informeert de Klant over herstel, vervanging en eventuele kosten.
Schade door vallen, vloeistoffen, ongedierte, bliksem, normale slijtage of onjuist gebruik valt buiten de garantie voor zover die omstandigheid het gebrek heeft veroorzaakt. Reparatie of vervanging is dan voor rekening van de Klant nadat de kosten vooraf zijn meegedeeld.
Artikel 19. Retournering van Hardware
Na beëindiging van een huur-/abonnementscontract dient de Klant de Hardware binnen 14 dagen in de originele of deugdelijke verpakking op eigen kosten te retourneren aan POSIFY.
Normale slijtage geldt niet als schade. Bij niet-tijdige retournering mag POSIFY de redelijke vervangingswaarde in rekening brengen. Bij beschadiging mag POSIFY de redelijke herstelkosten in rekening brengen, met als maximum de vervangingswaarde. De waarde wordt bepaald aan de hand van aanschafprijs, ouderdom, gebruiksduur en aantoonbare staat van de Hardware.
HOOFDSTUK 4: SUPPORT & SERVICE LEVEL
Artikel 20. Supportdesk
POSIFY stelt een supportdesk (telefonisch/e-mail) beschikbaar tijdens de op de website of in de SLA gecommuniceerde openingstijden.
POSIFY spant zich in om vragen en incidenten zo snel mogelijk in behandeling te nemen.
Ondersteuning buiten servicetijden: het is de Klant toegestaan om buiten de reguliere openingstijden telefonisch contact op te nemen voor dringende ondersteuning. Voor deze dienstverlening buiten kantooruren geldt echter een afzonderlijk tarief (toeslag), welke op basis van nacalculatie aan de Klant in rekening wordt gebracht conform de op dat moment geldende prijslijst van POSIFY.
Artikel 21. Uitsluitingen van Support
Support dekt geen problemen veroorzaakt door: bedieningsfouten, storingen bij de internetprovider van de Klant, defecten aan randapparatuur van derden, of wijzigingen in het netwerk door de Klant.
Ondersteuning in deze gevallen wordt gefactureerd op basis van nacalculatie tegen het geldende uurtarief.
HOOFDSTUK 5: FINANCIËLE BEPALINGEN
Artikel 22. Prijzen
Alle prijzen zijn exclusief BTW. Eventuele voorrijkosten of verzendkosten worden apart vermeld.
Artikel 23. Facturatie, Betaling en Verzuim
Abonnements- en licentiekosten worden maandelijks vooraf gefactureerd.
De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.
Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere aanmaning of ingebrekestelling is vereist. Vanaf dat moment is de Klant de wettelijke handelsrente verschuldigd alsmede een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van ten minste € 40,00 (artikel 6:96 lid 4 BW).
POSIFY mag de vordering ter incasso uit handen geven aan een incassodienstverlener of gerechtsdeurwaarder. Redelijke buitengerechtelijke kosten komen voor rekening van de Klant, met als minimum de wettelijk verschuldigde vergoeding.
Indien betaling in termijnen is overeengekomen en de Klant met twee (2) of meer termijnen geheel of gedeeltelijk in verzuim is en ook na een schriftelijke aanmaning met een betaaltermijn van veertien (14) kalenderdagen niet volledig heeft betaald, worden alle resterende termijnen van de lopende contractperiode terstond en volledig opeisbaar.
De administratie van POSIFY geldt als weerlegbaar bewijs van de verschuldigde bedragen, onverminderd het recht van de Klant om tegenbewijs te leveren.
Artikel 24. Opschortingsrecht (Blokkade)
Indien de Klant een opeisbare factuur niet betaalt, geeft POSIFY de Klant een schriftelijke laatste termijn van ten minste veertien (14) kalenderdagen. Blijft volledige betaling uit, dan mag POSIFY haar verplichtingen proportioneel opschorten, waaronder toegang tot de Software, Backoffice, support, updates en door POSIFY beheerde koppelingen.
Voor zover POSIFY de technische configuratie of koppeling van een door haar geleverde pinautomaat beheert, mag POSIFY die functionaliteit na dezelfde laatste termijn opschorten. De betaaldienst zelf wordt door de betaaldienstverlener geleverd. POSIFY mag de betaaldienstverlener alleen om blokkering vragen of een blokkering initiëren voor zover POSIFY daartoe aantoonbaar contractueel bevoegd is; de betaaldienstverlener beslist verder op grond van de afzonderlijke overeenkomst met de Klant.
POSIFY mag zonder voorafgaande hersteltermijn tijdelijk blokkeren wanneer dit noodzakelijk is wegens fraude of vermoedelijk misbruik, een ernstig beveiligingsrisico, een wettelijke verplichting of een bindende aanwijzing van een toezichthouder of betaaldienstverlener. POSIFY informeert de Klant zo spoedig mogelijk, voor zover dit wettelijk en praktisch is toegestaan.
Een opschorting laat de betalingsverplichtingen onverlet voor zover POSIFY beschikbaar blijft om na herstel van de tekortkoming verder te presteren. Waar dit veilig en technisch mogelijk is, houdt de Klant toegang tot wettelijk noodzakelijke administratie en exports.
POSIFY herstelt de opgeschorte POSIFY-diensten binnen twee (2) werkdagen nadat alle opeisbare bedragen en redelijke heractivatiekosten zijn ontvangen en de reden voor opschorting is weggenomen.
Artikel 25. Prijsindexering
POSIFY mag haar tarieven jaarlijks per 1 januari indexeren met de procentuele stijging van de meest recente beschikbare CPI-reeks alle huishoudens van het CBS ten opzichte van dezelfde maand een jaar eerder. Bij een negatieve index blijft het tarief gelijk.
Daarnaast mag POSIFY tarieven tussentijds aanpassen bij aantoonbare, externe kostenstijgingen die rechtstreeks betrekking hebben op de Dienst. Een kostenstijging die al in de CPI-indexering is verwerkt, wordt niet nogmaals doorberekend.
Een tussentijdse verhoging wordt ten minste dertig (30) dagen vooraf rechtstreeks per e-mail aangekondigd en toegelicht. Bij een materiële verhoging mag de Klant het betrokken onderdeel vóór de ingangsdatum schriftelijk beëindigen, tenzij de verhoging rechtstreeks voortvloeit uit wetgeving of een overheidsheffing.
HOOFDSTUK 6: AANSPRAKELIJKHEID & OVERMACHT
Artikel 26. Beperking Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van POSIFY voor directe schade is per gebeurtenis en per contractjaar beperkt tot het hoogste van: (a) het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor het betrokken onderdeel aan POSIFY heeft betaald of verschuldigd is geworden; (b) de factuurwaarde van het betrokken onderdeel; of (c) het bedrag dat onder de aansprakelijkheidsverzekering van POSIFY voor de betreffende schade wordt uitgekeerd.
Artikel 27. Uitsluiting Indirecte Schade
POSIFY is nooit aansprakelijk voor indirecte schade. Hieronder valt nadrukkelijk: gederfde omzet, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van data en schade door bedrijfsstagnatie (door het niet kunnen gebruiken van de kassa).
De beperkingen en uitsluitingen in de artikelen 26 en 27 gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de statutaire leiding van POSIFY en laten dwingendrechtelijke aansprakelijkheid onverlet.
Artikel 28. Vrijwaringen
De Klant vrijwaart POSIFY tegen aanspraken van derden die rechtstreeks voortvloeien uit onrechtmatig of contractueel tekortschietend handelen van de Klant, zijn medewerkers of door hem ingeschakelde derden. De vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak is veroorzaakt door handelen of nalaten van POSIFY.
Artikel 29. Overmacht
POSIFY is niet aansprakelijk voor een tekortkoming door een omstandigheid buiten haar redelijke invloed die zij ondanks passende voorzorgsmaatregelen niet kon voorkomen of beperken. Daaronder kunnen vallen: externe internet- of stroomstoringen, cyberaanvallen, storingen bij pin-providers en stakingen.
Een cyberincident geldt alleen als overmacht voor zover POSIFY de voor haar geldende redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft toegepast. POSIFY informeert de Klant over de verwachte duur en beperkt de gevolgen zoveel mogelijk.
HOOFDSTUK 7: DATA & PRIVACY
Artikel 30. Persoonsgegevens (AVG)
Indien de Klant via het Systeem persoonsgegevens verwerkt, treedt POSIFY op als Verwerker en de Klant als Verwerkingsverantwoordelijke.
De Verwerkersovereenkomst van POSIFY maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst. Door aanvaarding van de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden aanvaardt de Klant tevens de Verwerkersovereenkomst. De actuele versie is beschikbaar op posify.nl/pages/verwerkersovereenkomst; de geaccepteerde versie en het tijdstip van aanvaarding worden door POSIFY vastgelegd.
Artikel 31. Data Eigendom en Telemetrie
De Klant blijft eigenaar van de door hem ingevoerde commerciële data.
POSIFY mag uitsluitend daadwerkelijk geanonimiseerde statistische data gebruiken voor systeemanalyse en productverbetering. Wanneer data direct of indirect tot een persoon herleidbaar blijft, geldt deze als persoonsgegeven en wordt zij alleen verwerkt volgens de Verwerkersovereenkomst en de toepasselijke privacywetgeving.
Artikel 32. Exit-strategie (Data Export)
De Klant kan zijn data vóór de einddatum exporteren. Na beëindiging houdt POSIFY de data nog maximaal zestig (60) dagen beschikbaar voor een redelijke export of terugbezorging, tenzij een beveiligingsincident, wettelijke verplichting of technische beperking dit verhindert.
Na deze termijn verwijdert POSIFY de data uit de actieve systemen. Back-ups worden volgens de normale back-upcyclus overschreven. Gegevens die POSIFY op grond van de wet voor eigen administratie moet bewaren, worden uitsluitend voor dat doel afgeschermd bewaard. Voor persoonsgegevens geldt aanvullend artikel 11 en Bijlage 2 van de Verwerkersovereenkomst.
HOOFDSTUK 8: DUUR, BEËINDIGING & SLOTBEPALINGEN
Artikel 33. Looptijd, Verlenging en Opzegging
De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals gespecificeerd in de hoofdovereenkomst (doorgaans 12 maanden).
Na afloop van de initiële looptijd wordt de Overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met één (1) maand.
Opzegging dient schriftelijk plaats te vinden met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand.
Artikel 34. Tussentijdse Ontbinding
POSIFY mag de Overeenkomst per direct en zonder ingebrekestelling ontbinden indien de Klant surseance van betaling aanvraagt, failliet wordt verklaard, of de bedrijfsvoering staakt.
In dergelijke gevallen worden alle resterende contractstermijnen direct en volledig opeisbaar.
Artikel 35. Gevolgen van Beëindiging
Bij beëindiging vervallen direct alle licenties en stopt de toegang tot de Software.
Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging voort te duren (zoals Geheimhouding, Aansprakelijkheid en Toepasselijk Recht), blijven onverminderd van kracht.
Artikel 36. Klachten en Verval
Zichtbare of redelijkerwijs direct controleerbare gebreken dienen binnen veertien (14) kalenderdagen na levering schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld. Andere klachten en verborgen gebreken worden binnen een redelijke termijn na ontdekking gemeld.
Het indienen van een klacht schort betalingsverplichtingen niet op.
Een rechtsvordering vervalt indien deze niet binnen twaalf (12) maanden nadat de Klant de aanspraak kende of redelijkerwijs kon kennen schriftelijk is gemeld, tenzij toepassing van deze termijn naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is of dwingend recht anders bepaalt.
Artikel 37. Wijziging Algemene Voorwaarden
POSIFY mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen. Voor nieuwe Overeenkomsten geldt de versie die vóór aanvaarding ter beschikking is gesteld. Voor bestaande Overeenkomsten worden wijzigingen ten minste dertig (30) dagen vooraf rechtstreeks per e-mail aangekondigd.
Bij een wezenlijke, nadelige wijziging mag de Klant het betrokken onderdeel schriftelijk opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Een wijziging werkt niet met terugwerkende kracht. POSIFY archiveert eerdere versies en legt vast welke versie door de Klant is aanvaard.
Artikel 38. Toepasselijk Recht en Forumkeuze
Op deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Alle geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van POSIFY.
Versie: 2026-07-28. Voor nieuwe Overeenkomsten van toepassing vanaf 28 juli 2026. Voor bestaande Overeenkomsten na rechtstreekse kennisgeving en met inachtneming van artikel 37.